Reparti e ruoli di una troupe: chi fa cosa sul set

Una troupe non è un gruppo di persone: è un insieme di squadre che lavorano in parallelo, ognuna con un capo, un fabbisogno e un orario suoi. Chi organizza uno shooting e ragiona per persone invece che per reparti si ritrova con venti individui da coordinare uno per uno. Chi ragiona per reparti ne coordina otto.

Perché si ragiona per reparti

Il reparto è l'unità con cui funziona tutta l'organizzazione di un set. Convochi per reparto, comunichi al capo reparto, passi il fabbisogno al reparto, paghi per reparto, e nel preventivo il reparto è una riga. Quando l'ordine del giorno dice che i costumi sono convocati alle sette, non stai scrivendo a tre persone: stai scrivendo a una funzione, e chi la guida sa chi deve esserci.

Questo vale su un lungometraggio come su uno shooting pubblicitario di un giorno. Cambia quanta gente c'è dentro ogni reparto — a volte una persona sola, a volte quindici — non quali reparti servono.

Produzione

È il reparto che rende possibile tutto il resto: soldi, contratti, permessi, logistica, tempi. Non compare nell'inquadratura e decide quasi tutto quello che l'inquadratura può contenere.

• Produttore: acquisisce i diritti, mette insieme il finanziamento e risponde del progetto nel suo complesso
• Produttore esecutivo: costruisce il preventivo e trova i collaboratori e il personale necessari alla lavorazione
• Organizzatore generale: partecipa allo spoglio della sceneggiatura insieme al regista e al direttore di produzione, e da lì costruisce l'impianto organizzativo
• Direttore di produzione: responsabile del reparto, si occupa dei contratti ed è chi approva e firma l'ordine del giorno rendendolo esecutivo
• Ispettore di produzione: fa eseguire sul campo le decisioni del direttore, e a fine giornata predispone l'ordine del giorno per quella successiva insieme al regista
• Segretario di produzione: tiene le liste delle presenze, comprese quelle delle figurazioni
• Assistenti e runner: muovono materialmente cose e persone, ed è la ragione per cui una giornata non si ferma ogni volta che manca qualcosa

Regia

Il reparto che traduce l'intenzione in istruzioni. Il regista decide cosa si racconta; il resto della squadra fa in modo che quella decisione arrivi a tutti gli altri nel momento giusto.

• Regista: decide la messa in scena, dirige gli attori e sceglie le inquadrature
• Aiuto regista: primo assistente del regista, si occupa degli aspetti tecnici della regia, redige e controlla l'ordine del giorno per le convocazioni di troupe e cast, ed è chi trasforma la shot list in una giornata realistica
• Assistente alla regia: assiste l'aiuto regista e accompagna gli attori fra camerini e set
• Segretaria di edizione: tiene il registro di tutti i dettagli del girato utili al montaggio, ed è la memoria della continuità quando si gira fuori ordine

Fotografia

Il reparto più numeroso, e quello che consuma più tempo: ogni cambio di posizione della macchina è anche un cambio di luce, ed è lì che se ne va la giornata.

• Direttore della fotografia: dopo il regista è la figura più importante sul set, e con lui costruisce l'immagine attraverso inquadratura e illuminazione
• Operatore di macchina: sta dietro la macchina da presa e segue l'azione secondo le indicazioni del regista
• Assistente operatore, o focus puller: prepara la macchina secondo le indicazioni del direttore della fotografia e aziona la ghiera del fuoco durante la ripresa
• DIT o data manager: scarica il materiale girato, lo verifica e lo mette in sicurezza, che è l'unico lavoro della giornata che non si può rifare il giorno dopo
• Capo elettricista, o gaffer, e la sua squadra: piazzano e gestiscono gli apparecchi di illuminazione su indicazione del direttore della fotografia
• Capo macchinista, o key grip, e i macchinisti: montano e movimentano le strutture su cui sta la macchina, dal treppiede al carrello alla gru
• Figure specifiche quando servono: operatore steadicam, pilota drone, camera car, ognuna con i suoi tempi e a volte con i suoi permessi

Scenografia

Costruisce e riempie lo spazio in cui si gira. È anche il reparto che lavora di più prima che la troupe arrivi, e che rimette tutto a posto dopo.

• Scenografo: progetta e cura l'allestimento degli ambienti, costruiti o trovati
• Arredatore: sceglie e dispone quello che compone l'ambiente, dai mobili ai quadri alle tende
• Attrezzista: si occupa degli oggetti che gli attori maneggiano, e li riporta al punto di partenza a ogni ripetizione della scena
• Capo costruttore e costruttori: realizzano materialmente gli ambienti e gli elementi che non esistono già

Costumi

Veste i personaggi, non gli attori. È una distinzione pratica: un costume racconta chi è quella persona e in che punto della storia si trova, e per questo deve seguire le scene, non le giornate.

• Costumista: crea i costumi di tutti i personaggi, e il costume comprende abiti, scarpe e ogni tipo di accessorio
• Assistente costumista: si occupa della logistica del reparto e tiene in ordine la sartoria
• Sarta: adatta e modifica i costumi di scena, e ne cura la pulizia giornaliera

Make up e acconciature

Stesso principio dei costumi, con un vincolo in più: il trucco ha tempi lunghi al mattino e va calcolato a ritroso rispetto al momento in cui l'attore serve in campo.

• Capo truccatore e truccatori: preparano gli attori seguendo l'ordine del giorno e tengono la continuità del trucco fra scene girate a giorni di distanza
• Parrucchiere o acconciatore: cura capelli e acconciature, con gli stessi vincoli di continuità
• Trucco prostetico ed effetti: ferite, invecchiamenti, protesi, che hanno tempi di applicazione lunghi e vanno convocati molto prima del resto

Audio

Il reparto meno visibile e quello che costa di più recuperare: un'immagine sbagliata si nota, un audio sbagliato rende la scena inutilizzabile e il doppiaggio è un costo che nasce sul set.

• Fonico di presa diretta: responsabile della registrazione dell'audio sul set, decide microfoni e posizionamenti e ferma la ripresa quando il suono non è utilizzabile
• Microfonista: tiene l'asta e segue gli attori restando fuori campo, che è un mestiere fisico più di quanto sembri
• Radiomicrofoni e piazzamenti: sono un lavoro che si fa addosso agli attori e va coordinato con costumi e trucco, non dopo

Effetti speciali ed effetti visivi

Sono due reparti diversi che vengono spesso confusi, e la differenza ha conseguenze sul preventivo.

Gli effetti speciali sono fisici e succedono davanti alla macchina: pioggia, fumo, fuoco, spari, meccanismi, rotture. Costano in giornata — servono tecnici, tempo di preparazione e spesso permessi — e quello che ottieni è già nell'inquadratura.

Gli effetti visivi si fanno dopo, in post-produzione, ma si preparano sul set: il supervisore VFX è lì per raccogliere misure, riferimenti di luce e punti di tracciamento, e per impedire che si giri una scena che poi risulterà impossibile da lavorare. Un effetto visivo non costa il giorno in cui lo giri: costa dopo, ed è il motivo per cui va deciso prima.

Come cambia su uno shooting commerciale

Su una pubblicità o un videoclip i reparti sono gli stessi, ma compressi: le giornate sono una o due, i ruoli si accorpano — la stessa persona fa costumi e trucco, l'aiuto regia fa anche la produzione di campo — e si aggiungono figure che sul set di un film non ci sono, come il cliente e l'agenzia, che vanno gestite anche loro come un reparto, con un orario e un referente.

La compressione non elimina le funzioni: le rende invisibili. Ed è lì che nascono i problemi, perché una funzione che nessuno ha assegnato è una funzione che non farà nessuno.

La lista crew e la lista attrezzature

Due documenti fanno da sostegno a tutto questo, e sono i primi due che serve avere.

La lista crew dice chi c'è, in che reparto, con che ruolo, con che contatto e se ha confermato. Serve per convocare, per pagare e per sapere a chi scrivere alle sei del mattino quando manca qualcuno. La lista attrezzature dice cosa serve, cosa hai già e cosa va noleggiato, da chi, per quante giornate e a che prezzo. Serve a non arrivare sul posto senza il pezzo che tiene in piedi mezza giornata, e a sapere quanto costa prima di prenotarlo.

In Riprea sono due moduli. La troupe si costruisce reparto per reparto — Produzione, Regia, Fotografia, Scenografia, Costumi, Make up, Audio, Effetti Speciali — con ruolo, nome, contatto, stato da confermare o confermato, e una nota per quello che va ricordato: il patentino del pilota drone, il fatto che una persona c'è solo la prima giornata.

L'attrezzatura si elenca in due liste, video e audio, e ogni voce dice se è roba tua o da noleggiare, da quale fornitore, a che costo giornaliero e per quante giornate — oppure a corpo, quando il noleggio è forfettario. Il totale si calcola da sé.

Le due liste non restano ferme lì. I confermati della troupe vengono proposti nel piano di lavorazione e nelle convocazioni dell'ordine del giorno, e i costi dell'attrezzatura entrano nel budget dal modulo in cui li hai scritti. Se aggiungi un reparto che non c'era, lo aggiungi una volta e lo ritrovi ovunque.

In breve

Parti dai reparti, non dalle persone: apri la lista crew in Riprea e per ognuno degli otto scrivi il ruolo che ti serve, anche prima di sapere chi lo farà. Sullo stesso ruolo puoi tenere più nomi insieme, tutti con stato Da confermare — i tre direttori della fotografia che stai sentendo, i due fonici che aspetti — e quando uno conferma elimini gli altri: da quel momento nei suggerimenti del piano di lavorazione e dell'ordine del giorno resta solo lui. Le caselle che non riesci a riempire sono la parte più utile della lista, perché è lì che si vede cosa manca finché c'è tempo per rimediare.